Über unsere Praxisrufnummer stellen wir Ihnen einen KI-gestützten Telefonassistenten bereit. Dieser nimmt Anrufe entgegen, informiert zu Öffnungszeiten, Standorten und Notdienst, unterstützt bei der Terminvereinbarung und leitet Anliegen an die Praxis weiter. Wenn eine Terminbuchung nicht erfolgt oder nicht möglich ist, wird das Anliegen mit den hierfür erfassten Angaben an die Praxis per E-Mail weitergeleitet.

Verarbeitete Datenkategorien

Technische Daten:

• Rufnummer des Anrufenden (sofern übermittelt)
• Datum und Uhrzeit des Anrufs
• systemseitig vergebene Gesprächs-/Vorgangsnummer bzw. Sitzungskennung

Inhalts- und Stammdaten (je nach Anliegen):

• Angaben zu Ihrem Anliegen sowie zur Terminorganisation (z. B. Terminvereinbarung, Terminverschiebung/-absage, Rezeptanfrage, allgemeine Anfrage, Terminart, gewünschter Standort und weitere erforderliche Angaben)
• Identifikations- und Stammdaten (Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Versicherungsstatus, Angabe, ob Sie Neu- oder Bestandspatient sind)
• Kontaktdaten (Telefonnummer bzw. Freigabe der übermittelten Rufnummer für Rückfragen)
• bei Rezeptanfragen von Privatpatienten zusätzlich Angaben zu Zusendung oder Abholung sowie ggf. die aktuelle Adresse
• Gesprächsinhalte in Form einer Textabschrift (Transkription) sowie einer Zusammenfassung des Anliegens zur Bearbeitung und ggf. Weiterleitung an die Praxis
• soweit im Rahmen des Anrufs mitgeteilt oder aus dem Anliegen ersichtlich, gesundheitsbezogene Angaben

Zwecke der Verarbeitung

• Entgegennahme, Strukturierung und Bearbeitung von Anrufen
• Information zu Öffnungszeiten, Standorten und Notdienst
• Terminvereinbarung
• Weiterleitung von Anliegen an die Praxis per E-Mail, wenn kein Termin gebucht wird oder nicht gebucht werden kann
• Nutzung der angegebenen oder freigegebenen Telefonnummer für Rückfragen im Zusammenhang mit dem Anliegen

Rechtsgrundlagen

• Nutzung des KI-Telefonassistenten und der für dessen Betrieb erforderlichen technischen Daten, insbesondere für allgemeine Anfragen ohne konkreten Behandlungsbezug: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer nutzerfreundlichen, sicheren und effizienten Kommunikation)
• Terminvereinbarung, -änderung und -absage sowie ggf. erforderliche Identifizierung/Zuordnung im Rahmen eines bestehenden oder angebahnten Behandlungsverhältnisses: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen)
• Soweit im Einzelfall Gesundheitsdaten verarbeitet werden: Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

Empfänger

• praxisintern: zuständige Mitarbeitende der Praxis zur Bearbeitung Ihres Anliegens
• Auftragsverarbeiter: Bots4You GmbH, Kölner Straße 46, 57555 Mudersbach (Hosting/Softwarebereitstellung für den KI-Telefonassistenten)
• Anbieter der Telefoninfrastruktur stellen die Verbindung technisch bereit und verarbeiten hierbei die für den Verbindungsaufbau und die Gesprächsdurchführung erforderlichen technischen Verbindungsdaten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit
• eingesetztes Terminverwaltungssystem FIDUS Terminplaner; die für die Terminabfrage und Terminbuchung erforderlichen Angaben können in dieses System übernommen werden
• eine Weitergabe an sonstige Empfänger erfolgt nur, soweit dies zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist oder eine gesetzliche Pflicht besteht

Speicherdauer

• Transkriptverläufe des KI-Telefonassistenten, die nicht in Praxissysteme bzw. die Patientenakte übernommen werden: in der Regel bis zu 6 Monate (z. B. für technische Fehleranalyse und Qualitätssicherung), anschließend Löschung oder Anonymisierung.
• In Praxissysteme bzw. die Patientenakte übernommene Daten (z. B. Termine, weitergeleitete Anliegen oder behandlungsrelevante Angaben): Speicherung entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen; Patientenakten in der Regel mindestens 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung, soweit keine längeren gesetzlichen Fristen gelten.

Freiwilligkeit und alternative Kontaktwege

Die Nutzung des KI-Telefonassistenten ist freiwillig. Für die Bearbeitung bestimmter Anliegen, insbesondere für Terminvereinbarungen oder Rezeptanfragen, sind bestimmte Angaben erforderlich, insbesondere Name, Geburtsdatum, Versicherungsstatus, Kontaktmöglichkeit und – je nach Anliegen – weitere erforderliche Angaben. Bei Rezeptzusendung an Privatpatienten ist zusätzlich die aktuelle Adresse erforderlich. Ohne diese Angaben kann eine Bearbeitung im Einzelfall nicht oder nur eingeschränkt erfolgen. Alternativ erreichen Sie uns über z. B. Mitarbeitende während der Sprechzeiten, E-Mail und vor Ort.

Keine Profilbildung, keine Audio-Daueraufzeichnung, kein Training mit Inhalten

Es findet keine dauerhafte Aufzeichnung des Gesprächs als Audio-Datei statt; die Sprachverarbeitung dient ausschließlich der technischen Durchführung des Telefonats und der Erstellung einer Textabschrift. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt; insbesondere werden keine medizinischen Entscheidungen automatisiert getroffen. Die Inhalte des KI-Telefonassistenten werden von den eingesetzten Dienstleistern nicht zu eigenen Trainingszwecken verwendet.